Algemene Voorwaarden

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

1. BrainPen: het handelsmerk van O&R Solutions B.V., gevestigd te Den Haag (KvK 66375940), aanbieder van het AI-kwaliteitsmanagementsysteem via het platform brainpen.ai.
2. Klant: de natuurlijke persoon, handelend in de uitoefening van een bedrijf, of rechtspersoon, met wie BrainPen een overeenkomst sluit.
3. Gebruiker: de natuurlijke persoon die feitelijk namens de Klant gebruik maakt van het Platform.
4. Platform: de online applicatie van BrainPen waartoe de Klant toegang krijgt na het aangaan van een abonnement, inclusief modules, AI-functionaliteiten en documentomgevingen.
5. Abonnement: de op basis van een jaarcontract afgesloten overeenkomst voor toegang tot het Platform.
6. Automatische incasso: de door de Klant verleende machtiging op grond waarvan BrainPen de abonnementsgelden periodiek automatisch int.
7. Diensten: alle door BrainPen aangeboden producten en diensten, waaronder het AI-platform, AI-assistenten en ondersteuning.
8. Voorwaarden: deze algemene voorwaarden.

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, (rechts)handelingen, overeenkomsten en diensten van BrainPen, ongeacht of deze samenhangen met of voortvloeien uit eerdere overeenkomsten.

2.2 Afwijkingen zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

2.3 De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Overeenkomsten komen tot stand op het moment dat de Klant het abonnement digitaal of schriftelijk aanvaardt en BrainPen deze aanvaarding bevestigt. BrainPen heeft het recht een aanvraag zonder opgave van redenen te weigeren.

4.1 BrainPen hanteert een strikt no-restitutiebeleid. Betaalde abonnementsgelden worden nimmer, geheel noch gedeeltelijk, gerestitueerd, ongeacht:

• het tijdstip of de reden van opzegging;
• het feit dat de Klant geen gebruik maakt van het Platform gedurende de resterende looptijd;
• een tussentijdse opzegging vóór het einde van de contracttermijn.

4.2 Door het accepteren van de overeenkomst en het verlenen van de incassomachtiging erkent de Klant kennis te hebben genomen van dit no-restitutiebeleid en hiermee akkoord te gaan.

4.3 BrainPen richt zich uitsluitend op zakelijke afnemers (B2B). De Klant verklaart te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf, daaronder begrepen startende ondernemers en organisaties in oprichting. Het herroepingsrecht als bedoeld in artikel 6:230o BW is daarom niet van toepassing.

5.1 De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement.

5.2 De toegang is strikt persoonlijk en mag niet zonder schriftelijke toestemming met derden worden gedeeld. Bij gedeelde inloggegevens mag BrainPen de toegang per direct blokkeren, wat kan leiden tot een geldelijke vordering.

5.3 Het is niet toegestaan het Platform te gebruiken voor onwettige doeleinden, de beveiliging te omzeilen of te verstoren, of het Platform te kopiëren, te wijzigen of te reverse-engineeren.

5.4 De Klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en voor alle activiteiten onder zijn account.

5.5 Technische problemen met het inloggen of de werking van het Platform dienen binnen zeven (7) werkdagen te worden gemeld via een ticket in het Platform of per e-mail aan info@brainpen.ai.

6.1 BrainPen verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG (de geldende privacywetgeving).

6.2 De Klant blijft te allen tijde eigenaar van alle data die hij invoert. BrainPen verkrijgt geen eigendomsrechten op die gegevens.

6.3 BrainPen deelt de data niet met derden, behoudens wettelijke verplichtingen of met uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming.

6.4 BrainPen en de Klant sluiten een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, die als onderdeel van de overeenkomst geldt.

6.5 Voor meer informatie verwijst BrainPen naar het Privacybeleid op brainpen.ai.

6.6 Op dit moment wordt alle data, inclusief de AI-verwerking, uitsluitend binnen Nederland verwerkt en opgeslagen. BrainPen mag data verwerken binnen de EER; doorgifte naar een land buiten de EER vindt uitsluitend plaats met een passende waarborg als bedoeld in hoofdstuk V AVG. De actuele verwerkingslocaties en subverwerkers staan in de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 1).

7.1 De AI-assistenten en AI-functies zijn ondersteunende hulpmiddelen. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor beslissingen op basis van AI-output.

7.2 BrainPen heeft uitsluitend een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting. BrainPen geeft geen garanties over volledigheid, juistheid of geschiktheid van AI-output voor specifieke doeleinden. De Klant controleert AI-output voor toepassing in officiële documenten of processen.

7.3 BrainPen garandeert niet dat gebruik leidt tot certificering, accreditatie of goedkeuring door toezichthouders of zorgverzekeraars. De naleving van wet- en regelgeving ligt bij de Klant.

7.4 De Klant is verantwoordelijk voor juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens. BrainPen is niet aansprakelijk voor onjuiste AI-output door onjuiste of onvolledige invoer.

7.5 Voorbeelden van resultaten in marketingmateriaal of demonstraties zijn indicatief en binden BrainPen niet.

7.6 De inzet van AI-functionaliteit valt, voor zover van toepassing, onder de Europese AI-verordening (EU AI Act). BrainPen streeft ernaar de toepasselijke vereisten continu te implementeren.

7.7 Door AI gegenereerde documenten worden eigendom van de Klant op het moment van aanmaak. BrainPen behoudt geen rechten op de inhoud van die output.

8.1 BrainPen streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis, exclusief gepland onderhoud, technische storingen en overmacht.

8.2 Gepland onderhoud wordt bij voorkeur minimaal 24 uur van tevoren aangekondigd en vindt zo veel mogelijk buiten kantooruren (08:00-18:00 CET) plaats.

8.3 Functionaliteiten en lay-out kunnen wijzigen door updates. BrainPen is niet aansprakelijk voor dergelijke wijzigingen; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

8.4 BrainPen is niet aansprakelijk voor schade door technische storingen, waaronder maar niet uitsluitend:

• storingen in de internetverbinding of infrastructuur van de Klant;
• storingen bij hostingproviders, cloudleveranciers of andere derde partijen;
• storingen door software-updates, patches of onderhoud;
• tijdelijke onbeschikbaarheid van AI-diensten van derden waarop het Platform is gebaseerd;
• datalekken, cyberaanvallen of beveiligingsincidenten buiten de directe invloedsfeer van BrainPen;
• storingen door overmacht, waaronder natuurrampen, overheidsmaatregelen, stakingen of stroomstoringen.

8.5 De Klant kan BrainPen niet aanspreken voor schade, gederfde inkomsten, gemiste deadlines of andere gevolgen van een storing, ongeacht de duur, ook niet bij vertraging in een certificering of goedkeuring.

8.6 BrainPen spant zich in storingen zo spoedig mogelijk te verhelpen, maar geeft geen garanties over hersteltijd. Meldingen via een ticket in het Platform of per e-mail aan info@brainpen.ai.

10.1 BrainPen is niet aansprakelijk voor schade die verband houdt met het gebruik van het Platform, tenzij sprake is van opzet of grove schuld.

10.2 Indien BrainPen aansprakelijk is, is deze beperkt tot het totale bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald.

10.3 Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of reputatieschade worden niet vergoed.

10.4 Gebruik van het Platform en de AI-functionaliteiten geschiedt voor eigen rekening en risico van de Klant. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de resultaten en beslissingen in zijn organisatie.

10.5 De Klant vrijwaart BrainPen tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van het Platform, waaronder aanspraken van toezichthouders, zorgverzekeraars of cliënten.

11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de software, documentatie, AI-modellen, cursusmateriaal en overige producten berusten uitsluitend bij BrainPen of haar licentiegevers.

11.2 Zonder schriftelijke toestemming mag de Klant geen gegevens uit het Platform of cursusmateriaal openbaar maken, exploiteren of verveelvoudigen.

11.3 De Klant behoudt alle rechten op door hem ingevoerde data en eigen content, alsmede op de gegenereerde documenten en output. BrainPen verkrijgt daarop geen rechten.

11.4 Het is de Klant niet toegestaan naam, logo of merkelementen van BrainPen te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

12.1 BrainPen mag deze voorwaarden wijzigen of aanvullen.

12.2 Wijzigingen worden minimaal dertig (30) dagen voor inwerkingtreding per e-mail meegedeeld.

12.3 Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij opzeggen overeenkomstig artikel 9 voor de datum van inwerkingtreding. Maakt hij hiervan geen gebruik, dan wordt hij geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben aanvaard.

13.1 Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG). Deze overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen partijen.

13.2 Is een onderdeel nietig wegens strijd met de wet, dan blijft de overeenkomst voor het overige van kracht en treden partijen in overleg over een vervangende bepaling.

13.3 De Nederlandse tekst is bindend bij tegenstrijdigheden met vertalingen.

13.4 Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de Rechtbank Den Haag, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Partijen ondernemen eerst een serieuze poging tot onderling overleg.

© 2026 O&R Solutions, BrainPen. Alle rechten voorbehouden.