Teams die verspreid werken
Medewerkers zijn onderweg van cliënt naar cliënt. Melden en een werkafspraak opzoeken moet daar kunnen, niet pas op kantoor.
VVT en thuiszorg
Kwaliteitsmanagement voor thuiszorg en VVT.
Je teams werken verspreid over wijken en locaties, en de volgende audit is altijd dichterbij dan je denkt. In BrainPen staan je meldingen, documenten, bekwaamheden en auditvoorbereiding bij elkaar, zodat je ziet wat vandaag aandacht vraagt.
Uitdagingen
Wat je in de praktijk tegenkomt.
Bekwaamheden die verlopen
Voorbehouden handelingen, BIG-registraties en VOG's hebben elk een eigen datum. In een losse lijst raak je het overzicht kwijt.
Een audit die altijd te vroeg komt
Het bewijs staat verspreid over mappen en mailboxen. De weken voor de audit gaan op aan zoeken.
Wat BrainPen doet
Waar BrainPen je bij helpt.
Melden vanaf de werkvloer
Elke medewerker maakt een melding via Melding maken, ook op een telefoon. De kwaliteitsmedewerker pakt hem op in het register, waar je MIC en MIM apart bekijkt.
Bekwaamheidsmatrix
Per medewerker zie je de voorbehouden handelingen, of de bekwaamheid nog geldig is en of er een opdracht volgens de Wet BIG is vastgelegd.
Klachten met de termijn in beeld
De AI schrijft een conceptreactie aan de cliënt. Jij past hem aan en verstuurt hem. De KPI voor tijdige afhandeling rekent met de zes weken uit de Wkkgz.
Auditvoorbereiding voor HKZ
Je ziet per norm hoeveel procent klaar is voor de externe audit en wat je nog moet regelen. Een openstaand punt wijs je toe aan een collega.
KPI's per locatie
Je volgt meldingen, klachten en acties per periode en per locatie. Onder elke KPI staat een advies van de AI, dat je kunt omzetten in een verbeteractie.
Vraagbaak voor medewerkers
Medewerkers stellen een vraag over een werkafspraak en krijgen een antwoord uit jullie eigen documenten, met de bron erbij.
Verdieping
Hoe BrainPen aansluit bij jouw praktijk.
In de thuiszorg en de VVT werk je met teams die verspreid zijn over wijken en locaties. Contactmomenten zijn kort en de afspraken met zorgkantoren en zorgverzekeraars zijn strak. Kwaliteit mag dan niet op kantoor blijven hangen: een verzorgende moet onderweg kunnen melden en een werkafspraak kunnen opzoeken.
Is er iets gebeurd, dan zorgt de medewerker eerst voor de cliënt en maakt daarna een melding. Dat gaat via Melding maken, in de browser op een telefoon. De medewerker kiest het formulier, beschrijft kort wat er gebeurde en geeft aan hoe ernstig het is. De kwaliteitsmedewerker ziet de melding in het register, zet acties uit en legt een verbeterplan vast. Bij elke stap doet de AI een voorstel dat je zelf naleest.
De Bekwaamheidsmatrix laat per medewerker zien welke voorbehouden handelingen iemand mag uitvoeren en wanneer een herbeoordeling nodig is. Je legt ook vast wie de opdracht gaf, zoals de Wet BIG vraagt. De VOG en de BIG-registratie staan in het personeelsdossier. Scholing wijs je toe via de Academy, met een deadline, en op de pagina Scholing zie je wie achterloopt.
Bereid je een HKZ-audit voor, dan kies je in de Kwaliteitsmonitor je schema, bijvoorbeeld dat voor verpleging, verzorging en thuiszorg. BrainPen legt je documenten naast de eisen en maakt van wat ontbreekt open vragen. In de Auditvoorbereiding zie je daarna per norm hoe ver je bent, verzamel je het bewijs in het Auditdossier en verdeel je de punten die nog open staan.
Op een klacht geef je volgens de Wkkgz binnen zes weken een schriftelijk oordeel. In de melding schrijft de AI een conceptreactie, die je zelf aanpast en verstuurt. Een calamiteit meld je zelf bij de IGJ. In BrainPen leg je vast wat er is gebeurd en welke maatregelen je neemt.
Werk je met Nedap Ons, dan kan BrainPen een koppeling voor je organisatie aanzetten. Daarmee haal je medewerkers, cliënten en vragenlijsten zoals MIC-meldingen uit Ons op. Je ziet eerst wat er is opgehaald, en er verandert pas iets als jij het overneemt.
Normen en wetten
Normen en wetten in jouw sector.
Modules
Modules die je hierbij gebruikt.
Meldingen
MIC, MIM en klachten in één register.
Meer lezen →Personeel & HR
Dossiers, gesprekken en bekwaamheden.
Meer lezen →Kwaliteitsmonitor
Zie per norm waar je staat.
Meer lezen →KPI's
Je cijfers, met advies van de AI.
Meer lezen →Documenten en documentassistent
Je bibliotheek, en hulp bij het schrijven.
Meer lezen →AI-assistent en Vraagbaak
Antwoorden uit jullie eigen documenten.
Meer lezen →FAQ
Veelgestelde vragen
Ja. Met rollen bepaal je wie welke onderdelen ziet, dus je begint met wat je nodig hebt. Voor kleine organisaties staat in de bibliotheek van de Kwaliteitsmonitor het HKZ-schema Kleine organisaties.
Voor Nedap Ons is er een koppeling waarmee je medewerkers, cliënten en vragenlijsten ophaalt. Andere systemen kunnen meldingen doorsturen met een API-sleutel. Vraag in een demo wat er voor jouw systeem mogelijk is.
Dat hangt af van hoeveel er al ligt. Bij de inrichting lever je je bestaande handboek en documenten aan. BrainPen leest ze en laat per eis zien wat ontbreekt, zodat je weet waar het werk zit. Hoeveel tijd het kost om dat op te lossen, verschilt per organisatie.
Ja. BrainPen werkt in de browser op een telefoon of tablet. De medewerker kiest het formulier, beschrijft kort wat er gebeurde en verstuurt de melding. De kwaliteitsmedewerker pakt hem daarna op in het register.
Recensies
Wat zorgorganisaties over BrainPen zeggen.
“BrainPen helpt ons om kwaliteit binnen KCS Jeugdkompas op een overzichtelijke en professionele manier te borgen. Het systeem is praktisch, gebruiksvriendelijk en sluit goed aan bij onze dagelijkse praktijk. Daarnaast ervaren wij de samenwerking als persoonlijk en betokens: er wordt echt met ons meegedacht. Voor ons is BrainPen een waardevolle partner in het verder professionaliseren van onze organisatie.”
Charity Susanna-HansenKwaliteitsmedewerker, KCS Jeugdkompas“Zeer fijne ervaring met BrainPen.AI! Het systeem heeft mij enorm geholpen in mijn werkzaamheden als kwaliteitsmanager en een waardevolle bijdrage geleverd aan het succesvol behalen van onze ISO-certificering. Ook de mensen achter BrainPen.AI verdienen een groot compliment: deskundig, geduldig, betrokken en altijd bereid om persoonlijke ondersteuning te bieden. Ik ben ontzettend tevreden en kijk met veel enthousiasme uit naar de verdere mogelijkheden die BrainPen.AI te bieden heeft. Absoluut een aanrader!”
Reda Ben AbdelkrimKwaliteitsmanager, Het Opstapje“We zijn drie jaar geleden gestart en liepen vast in losse Word-documenten. Met BrainPen hadden we binnen een week een werkend kwaliteitssysteem op HKZ-structuur. De eerste audit gehaald zonder bevindingen. Dat had ik nooit durven dromen.”
Linda van der VeldeDirecteur, Thuiszorg Hart van Holland“Wat mij vooral overtuigt is de directiebeoordeling. Vroeger ging daar een week in zitten, nu rolt er na een ochtend werk een rapport uit dat klopt. Onze raad van toezicht stelt scherpere vragen omdat de cijfers eindelijk inzichtelijk zijn.”
Mark de WitBestuurder, Jeugdhulp Noord-Brabant“We hebben NEN 7510 en HKZ in één traject opgepakt. De normstructuur zit in BrainPen ingebouwd, dus je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden. Voor een kwaliteitsmanager in een GGZ-instelling van onze omvang is dat echt een verademing.”
Sanne BakkerKwaliteitsmanager, GGZ-instelling Midden-Nederland“De automatische transcriptie van MDO's en teamoverleggen is voor ons de grootste winst. Geen notulen meer schrijven, actiepunten staan direct bij de juiste medewerker. Dat scheelt mijn locatieleiders uren per week.”
Johan VisserLocatiemanager, Woonzorgcentrum De Linde“Ik begeleid acht zorgorganisaties tegelijk en BrainPen is mijn standaard geworden. Klanten zijn sneller auditklaar, ik kan me richten op inhoud in plaats van op documentbeheer. De Wkkgz- en Wtza-bouwstenen kloppen gewoon.”
Petra HendriksZelfstandig kwaliteitsadviseur, Hendriks Zorgadvies“Als kleine thuiszorgorganisatie hadden we geen budget voor een vaste kwaliteitsmanager. Het Starterpakket gaf ons in 15 minuten een compleet handboek op naam van onze organisatie. Gemeente Utrecht keurde onze Wmo-aanmelding zonder aanvullende vragen goed.”
Esther JanssenEigenaar, Thuiszorg Esther & Team
Wil je BrainPen zien werken?
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe BrainPen werkt voor jouw organisatie, en krijg je antwoord op je vragen. Voor startende zorgaanbieders is er het Starterpakket.