Veel gemeenten met eigen eisen
Elke gemeente of regio vraagt verantwoording op haar eigen manier. De cijfers daarvoor komen nu vaak uit losse Excel-bestanden.
Jeugdhulp
Kwaliteitsmanagement voor jeugdhulp.
Je legt verantwoording af aan meerdere gemeenten en houdt van elke professional de registratie en de VOG bij. BrainPen houdt je kwaliteitssysteem bij elkaar, zodat de administratie niet ten koste gaat van de aandacht voor de jeugdige.
Uitdagingen
Wat je in de praktijk tegenkomt.
Registraties en scholing per professional
Een SKJ- of BIG-registratie, een VOG en bijscholing hebben elk een eigen datum. Dat bijhouden in losse mappen kost tijd en gaat makkelijk mis.
Een calamiteit onder druk
Na een ernstig incident moet er veel tegelijk: melden bij de inspectie, betrokkenen informeren, onderzoeken en verbeteren. En dat terwijl het team al onder spanning staat.
Wat BrainPen doet
Waar BrainPen je bij helpt.
De Jeugdwet eis voor eis
In de Kwaliteitsmonitor voeg je de Jeugdwet toe. BrainPen legt je beleid ernaast en zet wat ontbreekt om in open vragen.
Registraties in het personeelsdossier
Per medewerker leg je de VOG vast, en registraties met een kenmerk en een vervaldatum. Wat verloopt of ontbreekt, zie je als aandachtspunt.
Incidenten en klachten in één register
Een medewerker meldt in een paar stappen. Jij zet acties uit, wijst ze toe en legt het verbeterplan vast.
Meldcode en protocollen vindbaar
Documenten staan in één bibliotheek met versies en een eigenaar. Via de Vraagbaak krijgen medewerkers een antwoord uit jullie eigen documenten.
Tevredenheid van jeugdigen en ouders
Met een enquête krijgt iedere cliënt een eigen link. Een ouder of vertegenwoordiger kan hem invullen als de cliënt dat niet zelf kan.
Cijfers voor je verantwoording
KPI's bekijk je per periode en per locatie. Je exporteert ze als PDF of Excel-bestand.
Verdieping
Hoe BrainPen aansluit bij jouw praktijk.
Jeugdhulpaanbieders werken vaak voor meerdere gemeenten, elk met eigen contracten en eigen vragen om verantwoording. Tegelijk vraagt het werk alle aandacht voor de jeugdige en het gezin. Een kwaliteitssysteem moet dat werk ondersteunen en mag het niet in de weg zitten.
De Jeugdwet vraagt verantwoorde hulp. In de Kwaliteitsmonitor voeg je de Jeugdwet toe als toetsingskader. BrainPen legt je beleid en procedures naast de eisen en zet wat ontbreekt om in open vragen. Die beantwoord je met bewijs of een eigen toelichting. Geldt een eis niet voor jullie, dan leg je vast waarom.
Voor de norm van verantwoorde werktoedeling wil je per professional weten of de registratie en de VOG op orde zijn. In het personeelsdossier leg je registraties vast met een kenmerk en een vervaldatum. Het Overzicht van Personeel & HR laat zien waar dossiers achterlopen, bijvoorbeeld bij VOG's, scholing of gesprekken.
Bij een incident maakt de medewerker een melding. Jij zet acties uit, wijst ze toe en legt het verbeterplan vast. Is het een calamiteit of gaat het om geweld, dan meld je dat zelf zonder vertraging bij de IGJ. In BrainPen staat dan al wat er is gebeurd, wie betrokken was en wat je hebt gedaan.
Je meldcode, klachtenregeling en protocollen staan in Documenten, met versies, een eigenaar en een datum voor de volgende review. Via de Vraagbaak stellen medewerkers een vraag in gewone woorden. Het antwoord komt uit jullie eigen documenten, met de bron erbij.
Voor je verantwoording aan gemeenten gebruik je de cijfers die al in BrainPen staan. KPI's bekijk je per periode en per locatie en exporteer je als PDF of Excel-bestand. Lever je naast jeugdhulp ook zorg uit de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg, dan voeg je de Wkkgz toe als extra toetsingskader.
Modules
Modules die je hierbij gebruikt.
Kwaliteitsmonitor
Zie per norm waar je staat.
Meer lezen →Meldingen
MIC, MIM en klachten in één register.
Meer lezen →Personeel & HR
Dossiers, gesprekken en bekwaamheden.
Meer lezen →Documenten en documentassistent
Je bibliotheek, en hulp bij het schrijven.
Meer lezen →Cliënten, leveranciers en overleg
Beoordelen, meten en notuleren.
Meer lezen →KPI's
Je cijfers, met advies van de AI.
Meer lezen →FAQ
Veelgestelde vragen
BrainPen heeft geen aparte rapportage per gemeente. Je hebt wel KPI's per periode en per locatie, met een export naar PDF of Excel, en de registers van meldingen en verbeteringen als PDF. Die gebruik je als bron voor wat een gemeente van je vraagt.
In het personeelsdossier voeg je een registratie toe met een omschrijving, een kenmerk en een vervaldatum. Voor de VOG en de BIG-registratie is er een eigen type. Een SKJ-registratie leg je vast als overige registratie. Wat verloopt of ontbreekt, zie je terug als aandachtspunt.
Nee. Een calamiteit of geweld meld je zelf bij de IGJ. In BrainPen leg je vast wat er is gebeurd, zet je acties uit en volg je het verbeterplan op. Zo heb je het dossier bij de hand als de inspectie vragen stelt.
Je start met de inrichting. Daarin kies je je certificering en de wetten die voor jou gelden, en lever je je medewerkers, meldingen, handboek en documenten aan. BrainPen leest alles, sorteert het en laat zien wat nog ontbreekt. Je kunt een stap overslaan en later aanvullen.
Recensies
Wat zorgorganisaties over BrainPen zeggen.
“BrainPen helpt ons om kwaliteit binnen KCS Jeugdkompas op een overzichtelijke en professionele manier te borgen. Het systeem is praktisch, gebruiksvriendelijk en sluit goed aan bij onze dagelijkse praktijk. Daarnaast ervaren wij de samenwerking als persoonlijk en betokens: er wordt echt met ons meegedacht. Voor ons is BrainPen een waardevolle partner in het verder professionaliseren van onze organisatie.”
Charity Susanna-HansenKwaliteitsmedewerker, KCS Jeugdkompas“Zeer fijne ervaring met BrainPen.AI! Het systeem heeft mij enorm geholpen in mijn werkzaamheden als kwaliteitsmanager en een waardevolle bijdrage geleverd aan het succesvol behalen van onze ISO-certificering. Ook de mensen achter BrainPen.AI verdienen een groot compliment: deskundig, geduldig, betrokken en altijd bereid om persoonlijke ondersteuning te bieden. Ik ben ontzettend tevreden en kijk met veel enthousiasme uit naar de verdere mogelijkheden die BrainPen.AI te bieden heeft. Absoluut een aanrader!”
Reda Ben AbdelkrimKwaliteitsmanager, Het Opstapje“We zijn drie jaar geleden gestart en liepen vast in losse Word-documenten. Met BrainPen hadden we binnen een week een werkend kwaliteitssysteem op HKZ-structuur. De eerste audit gehaald zonder bevindingen. Dat had ik nooit durven dromen.”
Linda van der VeldeDirecteur, Thuiszorg Hart van Holland“Wat mij vooral overtuigt is de directiebeoordeling. Vroeger ging daar een week in zitten, nu rolt er na een ochtend werk een rapport uit dat klopt. Onze raad van toezicht stelt scherpere vragen omdat de cijfers eindelijk inzichtelijk zijn.”
Mark de WitBestuurder, Jeugdhulp Noord-Brabant“We hebben NEN 7510 en HKZ in één traject opgepakt. De normstructuur zit in BrainPen ingebouwd, dus je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden. Voor een kwaliteitsmanager in een GGZ-instelling van onze omvang is dat echt een verademing.”
Sanne BakkerKwaliteitsmanager, GGZ-instelling Midden-Nederland“De automatische transcriptie van MDO's en teamoverleggen is voor ons de grootste winst. Geen notulen meer schrijven, actiepunten staan direct bij de juiste medewerker. Dat scheelt mijn locatieleiders uren per week.”
Johan VisserLocatiemanager, Woonzorgcentrum De Linde“Ik begeleid acht zorgorganisaties tegelijk en BrainPen is mijn standaard geworden. Klanten zijn sneller auditklaar, ik kan me richten op inhoud in plaats van op documentbeheer. De Wkkgz- en Wtza-bouwstenen kloppen gewoon.”
Petra HendriksZelfstandig kwaliteitsadviseur, Hendriks Zorgadvies“Als kleine thuiszorgorganisatie hadden we geen budget voor een vaste kwaliteitsmanager. Het Starterpakket gaf ons in 15 minuten een compleet handboek op naam van onze organisatie. Gemeente Utrecht keurde onze Wmo-aanmelding zonder aanvullende vragen goed.”
Esther JanssenEigenaar, Thuiszorg Esther & Team
Wil je BrainPen zien werken?
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe BrainPen werkt voor jouw organisatie, en krijg je antwoord op je vragen. Voor startende zorgaanbieders is er het Starterpakket.