NEN 7510 levend houden
Informatiebeveiliging zakt tussen twee audits makkelijk weg. Risico's, datalekken en afspraken met leveranciers staan dan elk op een andere plek.
GGZ
Kwaliteitsmanagement voor de GGZ.
In de GGZ werk je met zeer gevoelige gegevens en met protocollen die vaak veranderen. BrainPen zet je registers en documenten bij elkaar, toetst je beleid aan NEN 7510 en helpt je bij interne audits.
Uitdagingen
Wat je in de praktijk tegenkomt.
Protocollen die steeds veranderen
Richtlijnen, zorgstandaarden en interne werkafspraken worden vaak herzien. Zonder versiebeheer weet niemand zeker welke versie geldt.
Verantwoording op meerdere niveaus
Bestuur, raad van toezicht en inspectie stellen elk andere vragen over dezelfde gegevens.
Wat BrainPen doet
Waar BrainPen je bij helpt.
NEN 7510 in de Kwaliteitsmonitor
Je voegt de norm toe uit de bibliotheek en ziet per eis wat BrainPen in je documenten vindt en wat nog ontbreekt.
AVG-registers op één plek
Verwerkingen, datalekken, verzoeken van betrokkenen, DPIA's en verwerkersovereenkomsten staan samen in AVG & Privacy.
Versiebeheer voor protocollen
Je voegt een nieuwe versie toe en kiest welke de actieve is. Oude versies blijven bewaard. Per document leg je de status, de eigenaar en de volgende review vast.
Meldingen en verbeteringen
Incidenten en klachten staan in één register. De AI stelt acties en een verbeterplan voor, en jij beslist wat je overneemt.
Directiebeoordeling uit je eigen gegevens
BrainPen verzamelt de gegevens uit meldingen, risico's, audits en KPI's. De AI schrijft een concept dat de directie naleest en goedkeurt.
Interne audits met interviews
Je start een audit uit de bibliotheek of maakt er zelf een. De AI neemt interviews af bij medewerkers, en de antwoorden dienen als bewijs bij je audit.
Verdieping
Hoe BrainPen aansluit bij jouw praktijk.
In de GGZ komen veel eisen samen. Je werkt met mensen in een kwetsbare situatie en met zeer gevoelige gegevens. Daarbovenop komen normen en wetten voor informatiebeveiliging, privacy en kwaliteit. Een kwaliteitssysteem voor de GGZ moet daarom breed zijn en toch overzichtelijk blijven.
NEN 7510 vraagt een managementsysteem voor informatiebeveiliging dat doorloopt, ook tussen twee audits. In de Kwaliteitsmonitor voeg je de norm toe en zie je per eis wat BrainPen in je documenten vindt en wat nog ontbreekt. Risico's leg je vast in de risico-inventarisatie van de Kwaliteitskoers, met een besluit en een datum voor de volgende review.
De registers die de AVG vraagt, staan bij elkaar in AVG & Privacy. Bij een datalek geeft AI-triage een voorstel voor de ernst en voor de vraag of je het moet melden. Jij beslist, en je meldt zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Uit je verwerkingenregister stelt BrainPen een privacyverklaring op.
Behandelprotocollen en werkafspraken veranderen vaak. In Documenten voeg je een nieuwe versie toe en kies je welke versie de actieve is. Oude versies blijven bewaard, en de AI leest alleen de actieve versie. Per document leg je de status, de eigenaar en de datum van de volgende review vast.
Bestuur en toezichthouder willen weten hoe de organisatie ervoor staat. Voor de directiebeoordeling verzamelt BrainPen de gegevens uit meldingen, risico's, audits, KPI's en documenten, en schrijft de AI een concept. Na goedkeuring is het verslag vastgesteld en exporteer je het als PDF of Word-bestand.
Lever je verplichte zorg, dan kun je de Wvggz toevoegen als toetsingskader. Voor interne audits staan er kant-en-klare audits in de bibliotheek, bijvoorbeeld voor NEN 7510 en de Wvggz. De AI neemt daarbij interviews af bij medewerkers. Gebruik de uitkomst als input voor je audit, niet als oordeel over één persoon.
Normen en wetten
Normen en wetten in jouw sector.
Modules
Modules die je hierbij gebruikt.
Kwaliteitsmonitor
Zie per norm waar je staat.
Meer lezen →AVG & Privacy
Je AVG-registers op één pagina.
Meer lezen →Documenten en documentassistent
Je bibliotheek, en hulp bij het schrijven.
Meer lezen →Audits en interviews
Interne audits, met interviews door de AI.
Meer lezen →Meldingen
MIC, MIM en klachten in één register.
Meer lezen →Directiebeoordeling
Van je gegevens tot een vastgesteld verslag.
Meer lezen →FAQ
Veelgestelde vragen
Vraag ons in een demo naar de actuele status en de reikwijdte van onze eigen certificering. Op de pagina Beveiliging lees je hoe BrainPen met informatiebeveiliging omgaat.
BrainPen is geen EPD en bevat geen behandeldossiers. Andere systemen kunnen meldingen doorsturen met een API-sleutel. Vraag in een demo wat er voor jouw EPD mogelijk is.
Bij een document voeg je een nieuwe versie toe en geef je aan of dat de actieve versie wordt. Eerdere versies blijven bewaard en kun je weer actief maken. In Documentbeheer leg je de status vast (Concept, Vastgesteld of Vervallen), kies je een eigenaar en plan je de volgende review.
Je kunt een toezichthouder uitnodigen met een rol die alleen mag bekijken. Bekijken en wijzigen zijn aparte rechten, dus je bepaalt per onderdeel wat zichtbaar is. Een apart portaal voor toezichthouders is er niet. Je kunt de directiebeoordeling ook als PDF of Word-bestand delen.
Recensies
Wat zorgorganisaties over BrainPen zeggen.
“BrainPen helpt ons om kwaliteit binnen KCS Jeugdkompas op een overzichtelijke en professionele manier te borgen. Het systeem is praktisch, gebruiksvriendelijk en sluit goed aan bij onze dagelijkse praktijk. Daarnaast ervaren wij de samenwerking als persoonlijk en betokens: er wordt echt met ons meegedacht. Voor ons is BrainPen een waardevolle partner in het verder professionaliseren van onze organisatie.”
Charity Susanna-HansenKwaliteitsmedewerker, KCS Jeugdkompas“Zeer fijne ervaring met BrainPen.AI! Het systeem heeft mij enorm geholpen in mijn werkzaamheden als kwaliteitsmanager en een waardevolle bijdrage geleverd aan het succesvol behalen van onze ISO-certificering. Ook de mensen achter BrainPen.AI verdienen een groot compliment: deskundig, geduldig, betrokken en altijd bereid om persoonlijke ondersteuning te bieden. Ik ben ontzettend tevreden en kijk met veel enthousiasme uit naar de verdere mogelijkheden die BrainPen.AI te bieden heeft. Absoluut een aanrader!”
Reda Ben AbdelkrimKwaliteitsmanager, Het Opstapje“We zijn drie jaar geleden gestart en liepen vast in losse Word-documenten. Met BrainPen hadden we binnen een week een werkend kwaliteitssysteem op HKZ-structuur. De eerste audit gehaald zonder bevindingen. Dat had ik nooit durven dromen.”
Linda van der VeldeDirecteur, Thuiszorg Hart van Holland“Wat mij vooral overtuigt is de directiebeoordeling. Vroeger ging daar een week in zitten, nu rolt er na een ochtend werk een rapport uit dat klopt. Onze raad van toezicht stelt scherpere vragen omdat de cijfers eindelijk inzichtelijk zijn.”
Mark de WitBestuurder, Jeugdhulp Noord-Brabant“We hebben NEN 7510 en HKZ in één traject opgepakt. De normstructuur zit in BrainPen ingebouwd, dus je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden. Voor een kwaliteitsmanager in een GGZ-instelling van onze omvang is dat echt een verademing.”
Sanne BakkerKwaliteitsmanager, GGZ-instelling Midden-Nederland“De automatische transcriptie van MDO's en teamoverleggen is voor ons de grootste winst. Geen notulen meer schrijven, actiepunten staan direct bij de juiste medewerker. Dat scheelt mijn locatieleiders uren per week.”
Johan VisserLocatiemanager, Woonzorgcentrum De Linde“Ik begeleid acht zorgorganisaties tegelijk en BrainPen is mijn standaard geworden. Klanten zijn sneller auditklaar, ik kan me richten op inhoud in plaats van op documentbeheer. De Wkkgz- en Wtza-bouwstenen kloppen gewoon.”
Petra HendriksZelfstandig kwaliteitsadviseur, Hendriks Zorgadvies“Als kleine thuiszorgorganisatie hadden we geen budget voor een vaste kwaliteitsmanager. Het Starterpakket gaf ons in 15 minuten een compleet handboek op naam van onze organisatie. Gemeente Utrecht keurde onze Wmo-aanmelding zonder aanvullende vragen goed.”
Esther JanssenEigenaar, Thuiszorg Esther & Team
Wil je BrainPen zien werken?
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe BrainPen werkt voor jouw organisatie, en krijg je antwoord op je vragen. Voor startende zorgaanbieders is er het Starterpakket.